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Geht es um neue Gesetze und Bestimmungen für die Unternehmensführung, erweist sich der Gesetzgeber oft als wahrlich kreativ. Und das ist beim Thema „Kassensysteme“ ebenfalls so. Kaum hat er ein neues Regelwerk verabschiedet, kündigt er auch schon wieder eine Überprüfung nach Ablauf von vier Jahren an. Die Erfahrung besagt: Es muss sogar mit weiteren Verschärfungen gerechnet werden.
Doch bevor sich Caterer hierüber Gedanken machen müssen, sollten sie sich erst einmal einen Überblick über die aktuelle Gesetzeslage verschaffen. Und das ist schwierig genug. Dreh- und Angelpunkt ist das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, das seit dem 29. Dezember 2016 gilt. Auf der Basis dieses Gesetzes steht zum 1. Januar 2020 eine einschneidende Änderung ins Haus. Ab diesem Zeitpunkt müssen elektronische Aufzeichnungssysteme (sprich: elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.
Neuere Kassensysteme, die nach dem 25. November 2010 angeschafft wurden und bis 2020 nicht mit einer zertifizierten Speichereinheit nachgerüstet sind, dürfen bis Ende 2022 verwendet werden. Solange läuft eine entsprechende Übergangsfrist. Allerdings setzt diese Übergangsfrist voraus, dass die Aufzeichnungspflichten eingehalten werden, die seit dem 1. Januar 2017 gelten. Besagte Aufzeichnungspflichten verlangen, dass alle elektronischen Aufzeichnungssysteme die erfassten Einzeldaten dauerhaft und unveränderbar speichern können. Als „dauerhaft“ wird dabei ein Archivierungszeitraum von zehn Jahren ab dem Jahr ihrer Erfassung verstanden – was übrigens auch dann zutrifft, wenn die Daten regelmäßig in ein Archivsystem verschoben werden. Wichtig ist dem Gesetzgeber insbesondere, dass keine Einzeldaten verloren gehen. Außerdem dürfen die Einzeldaten nicht so komprimiert und verändert sein, dass eine Wiederherstellung innerhalb einer angemessenen Zeit unmöglich wäre. Die erwähnte technische Sicherheitseinrichtung besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium zum Speichern von Einzelaufzeichnungen – für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – und einer digitalen Schnittstelle. Vom Sicherheitsmodul wird jede digitale Aufzeichnung protokolliert. Das schließt zum Beispiel auch nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle, Stornierungen und Trainingsbuchungen ein. Und die digitale Schnittstelle trägt dafür Sorge, dass die Daten, etwa für Prüfungszwecke, reibungslos übertragen werden.
Nicht jede einzelne Kasse muss allerdings mit einem Sicherheitsmodul aufwarten können. Das ist für Systemkassen geregelt. Stattdessen soll ein Sicherheitsmodul für sämtliche Kassen eingesetzt werden, die im System miteinander verbunden sind. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) muss die technische Sicherheitseinrichtung zertifizieren. Das BSI ist dabei weder auf eine bestimmte Technologie noch auf bestimmte Hersteller fixiert.

Gesetzliches „Muss“ einer Einzel­aufzeichnungspflicht

Der Deutsche Steuerberater-Verband geht davon aus, dass eine neue Zertifizierung alle fünf Jahre notwendig werden könnte. Er begründet diese Einschätzung mit den Manipulationsmöglichkeiten, die sich laufend verändern. Ab dem 1. Januar 2020 sind die elektronischen Aufzeichnungssysteme von einer Mitteilungs- und Meldepflicht betroffen. Für elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und als „Altkassen“ gelten, muss die Mitteilung bis zum 31. Januar 2020 erfolgen. Hierfür wurde ein amtlich vorgeschriebener Vordruck entwickelt.
Das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ brachte neben der Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung auch das gesetzliche „Muss“ einer „Einzelaufzeichnungspflicht“ mit sich. An sich ist der Grundsatz der Einzelaufzeichnungpflicht nichts Neues; die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB) und die ständige Rechtsprechung verlangen nichts anderes. Doch zur Klarstellung ist die Pflicht nunmehr gesetzlich vorgegeben. Die Einzelaufzeichnungspflicht besagt: Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle müssen laufend erfasst, einzeln festgehalten, aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Eine Ausnahme ergibt sich lediglich durch das Führen offener Ladenkassen. Wer sich für diesen mühseligen Weg entscheidet, muss unter anderem jeden Tag die Tageseinnahmen in einem Kassenbericht festhalten und zusätzlich zum Gegenrechnen ein Zählprotokoll erstellen.
Weitere Neuerung in Sachen „Kassenführung“: Seit dem 1. Januar 2018 ergänzt die so genannte Kassen-Nachschau die bereits vorhandenen Instrumente der Steuerkontrolle. Nun sind während der üblichen Geschäftszeiten detaillierte Prüfungen möglich, ohne dass sie (im Gegensatz zu Sonder- oder Betriebsprüfungen) vorher angemeldet werden müssen. Testkäufe und ähnliche „Undercover-Aktivitäten“ sind dem Steuerprüfer ausdrücklich erlaubt. Ab dem 1. Januar 2020 müssen bei elektronischen Aufzeichnungssystemen generell und für jeden Geschäftsvorfall Belege ausgegeben werden. Entweder wird der Beleg elektronisch oder in Papierform erstellt, und das unmittelbar nach dem Geschäftsvorfall. Allerdings muss der Kunde beziehungsweise Gast den Beleg nicht mitnehmen.
Der Gesetzgeber hat sich immerhin zu einer Ausnahmeregelung durchgerungen, falls die Unternehmer an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen Waren verkaufen sollten. Möchte der Steuerpflichtige von dieser Ausnahmeregelung Gebrauch machen, muss er einen Antrag im Sinne des § 148 AO bei der für ihn zuständigen Finanzbehörde stellen. Die Entscheidung über die Befreiung von der Pflicht trifft die Finanzbehörde nach so genanntem pflichtgemäßem Ermessen. Eine Befreiung kann jedoch widerrufen werden.
Da müssen Caterer sich in Sachen Kassenführung um einiges kümmern. Darauf verzichten sollten sie nicht – angesichts eines drohenden Bußgeldes von bis zu 5.000 Euro, das ab 2020 auf 25.000 Euro erhöht wird. (Foto: orderbird)

Worauf achten Prüfer?
1. Die Aufzeichnungen müssen vollständig und glaubhaft sowie alle Belege lückenlos erfasst sein. Auch bei Privatentnahmen und Privateinlagen muss ein Beleg vorliegen.
2. Barbelege, die erst beim Jahresabschluss über ein Privatkonto nachgebucht werden, machen die Kassenführung angreifbar.
3. Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein.
4. Eine Kasse kann niemals negativ sein. Negative (Zwischen-) Salden weisen auf Fehler beim Erfassen hin.
5. Vermehrte Überschreibungen, Änderungen und Streichungen im Kassenbuch können zur Verwerfung der Buchhaltung führen.
6. Einnahmen und Ausgaben sind in der chronologisch richtigen Reihenfolge zu erfassen.
7. Diebstahl und Unterschlagung müssen dokumentiert werden (etwa durch Nachweis einer Strafanzeige gegen Unbekannt oder Abmahnung des Personals).
8. Bei Geldtransit zwischen Kasse und Bank muss das Datum stimmen. Ein Zugang ist in der Kasse an dem Tag zu verzeichnen, an dem das Geld abgehoben wurde (nicht am Datum der Wertstellung).
9. Bei offenen Kassen müssen die Tageseinnahmen bis auf den Cent genau im täglich zu erstellenden Kassenbericht dokumentiert sein und dürfen nicht gerundet werden. Seit 2017 ist zusätzlich ein Zählprotokoll verpflichtend.
(Quelle: Steuerberatung Stefan Härtl, München)