Digitalisierung hat viel mit Information und Kommunikation zu tun. Sie ist aber auch eine Beschreibung der Instrumente, mit denen gearbeitet wird. In der Gemeinschaftsverpflegung hat sie viele Vorteile. Ein Appell für die digitale Zukunft!
Wohin man auch schaut, überall wird die Forderung laut, mehr in die Digitalisierung zu investieren – sei es in den Schulen, im produzierenden Gewerbe, in Dienstleistungsunternehmen oder in Behörden. Die Zukunft ist digital, und so wird die Digitalisierung auch in den Betrieben der Gemeinschaftsverpflegung vermehrt zum Einsatz kommen. Und das muss sie auch.
Die Möglichkeiten, sich durch den Einsatz digitaler Systeme Vorteile zu verschaffen, sind groß. Die technischen Geräte in der Küche wie Heißluftdämpfer, Schnellkühler oder auch Spülmaschinen bieten immer mehr digitale Möglichkeiten. Anbieter wie beispielsweise Rational mit der Plattform Connected Cooking Pro, Winterhalter mit Connected Wash, Meiko mit M-Connect, Welbilt mit Kitchen Connect (unter anderem für Convotherm-Dämpfer), WMF mit CoffeeConnect oder MKN mit Connected Kitchen verbinden ihre Geräte mit Smartphone, Tablet oder Notebook. Diese digitalen Lösungen ermöglichen den Anwendern, durch den Austausch und die Nutzung der Gerätedaten Abläufe zu optimieren. Letztendlich geht es um eine Verbesserung des gesamten Küchenmanagements. So können Programme, egal ob zum Garen, Spülen oder Kaffeebrühen, zentral gesteuert werden. Auch Daten für die HACCP-Richtlinien oder für den Bereich Service und Wartung relevante Daten sind auf Knopfdruck abrufbar. Je größer dabei die Anzahl der Essen bzw. Geräte oder die Anzahl unterschiedlicher Standorte ist, umso größer sind auch die positiven Effekte. Rational richtet nach eigenen Angaben sein System insbesondere an Unternehmen, die mehr als 1000 Essen produzieren oder mehr als drei Standorte haben.
Organisation optimieren
Bei den beispielhaft genannten Großgeräten führt die Digitalisierung zu einer merklichen Verbesserung im täglichen Umgang, ändert aber nichts an der grundsätzlichen Funktionsweise der Geräte. Doch es gibt auch andere Lösungen, mit denen sich die Abläufe in der Praxis durch eine Digitalisierung stark verändert haben. Hygienemanagement, Personalplanungen, Gästeoptimierungen, Einkauf und Abrechnungen sind dabei klassische Beispiele für den Einsatz digitaler Systeme und Plattformen.
„Das Umwandeln eines Papierplans in eine Excel-Tabelle und der anschließende Versand als PDF per E-Mail sollte nicht als Digitalisierung bezeichnet werden“, erklärt Nicco Dillmann vom Münchener Start-up IdeaPlant schmunzelnd. Das noch junge Softwareunternehmen von Nicco Dillmann und Bastian Raymann entwickelt Lösungen für Schicht- und Event-Planungen. Dillmann sagt: „Wenn durch Digitalisierung mehr Zeit benötigt wird, ist Digitalisierung fehl am Platz.“
Personal- und Gästeplanung
Die Aufteilung des Personals, sei es für den Einsatz in der Küche, im Service oder auch im Reinigungsbereich, ist ein wichtiger Faktor in jedem Betrieb. Eine optimale Planung lässt sich dabei an mehreren Kriterien festmachen, die das digitale System im Idealfall berücksichtigt. Zeitliche Präferenzen und Wunschzeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden mit den erforderlichen Arbeitszeiten automatisch verknüpft und die Planung wird direkt per App an das Personal kommuniziert. Wird das Personal durch eine interaktive Kommunikation in die Planungsprozesse eingebunden, fördert das nicht nur den Ablauf der Planung, sondern erhöht auch die Zufriedenheit und Motivation. „Wichtig bei der Planung ist auch die Berücksichtigung arbeitsrechtlicher Regelungen, zum Beispiel die maximalen Arbeitszeiten“, weiß Michael Jeni, Vertriebsleiter bei Nesto-Software. Die digitale Personalplanung sollte auch die Personalakten,die Arbeitszeiterfassung und im Idealfall auch die Lohnabrechnung als Komplettsystem berücksichtigen. Schnittstellen zu den Abrechnungssystemen wie beispielsweise Datev erleichtern den Verwaltungsaufwand im Unternehmen enorm.
Zur Unterstützung der Verantwortlichen in der Gemeinschaftsverpflegung bietet Flowtify eine Plattform für digitale Qualitätssicherung. Dabei geht es beispielsweise um die Digitalisierung von Prozessen zur HACCP-Dokumentation, aber auch um Audits und Wartung. Die automatischen 24/7-Temperaturerfassungen, nicht nur im Lagerbereich, sondern auch beim Transport oder bei der Ausgabe, bieten Sicherheit und Transparenz und werden
DSGVO-konform und abrufbar für die letzten fünf Jahre in einer Cloud gespeichert. Das Kölner Unternehmen, 2018 in der Kategorie Qualitätssicherung und Wirtschaftlichkeit mit dem Innovationspreis der Intergastra ausgezeichnet, ist seit Kurzem auch Mitglied im Netzwerk Culinaria.
Auf digitale Kontrolle von wiederkehrenden Aufgaben hat sich das ebenfalls noch als Start-up arbeitende Softwareunternehmen Niolog spezialisiert. Niolog wird überall dort eingesetzt, wo es auf eine regelmäßige oder situationsbedingte Kontrolle und Dokumentation von Aufgaben oder Prozessen ankommt. Damit können in der Gemeinschaftsverpflegung beispielsweise Reinigungsaufgaben einfach per Scan eines QR-Codes oder über NFC als erledigt bestätigt werden.
Durch die Corona-Pandemie bedingt sind heute auch digitale Systeme für die Gästeregistrierung stark gefragt. Über Systeme wie beispielsweise das von Beventio können sich Gäste unkompliziert anmelden, im Fall der Fälle wickeln die Softwareanbieter auch die nötigen Schritte mit den Gesundheitsämtern ab. Solche Registrierungsplattformen lassen sich aber auch außerhalb der Corona-Bedingungen sehr gut im Event-
Bereich oder allgemein zur Kontrolle des Gästestroms in einem Betriebsrestaurant einsetzen. Sodexo, mit ca. 10.800 Mitarbeitenden einer der größten Contract-Caterer Deutschlands, setzt beim Universitätsklinikum Tübingen seit Mitte 2020 auf solch eine digitale Lösung, um die Gästeanzahl im Betriebsrestaurant zu regulieren. Sensoren unter den Tischen und an den Zugängen registrieren dabei, wie viele Menschen sich im Raum befinden. Über eine Echtzeitanzeige auf Monitoren ist zu sehen, ob der Zutritt noch möglich ist. Alle Mitarbeitenden haben zudem die Option, über das Intranet oder per App zu prüfen, wie viele und welche Tische frei sind. Die Sensorenlösung ist schon länger Teil des Sodexo-Angebots, die auf Kundenwunsch installiert werden kann. Durch Covid-19 ist es notwendig geworden, Abstände zu vergrößern und damit die Zahl der Gäste zu kontrollieren. Zeitgleich sollen möglichst viele Menschen in kurzer Zeit den Gang ins Betriebsrestaurant antreten können und lange Warteschlangen vermieden werden. Damit bekommt der Einsatz von Sensoren eine neue Bedeutung und leistet einen Beitrag zum Gesundheitsschutz der Gäste. Die Ampelanzeige und Sensoren sind dort dauerhaft installiert und bleiben auch nach Covid-19 im Einsatz.
Spannend sind auch die Möglichkeiten, die sich durch die allgemein als KI (künstliche Intelligenz) bezeichneten Algorithmen und Berechnungen ergeben können. So kann ein digitales Personalplanungssystem mit vergangenen, aktuellen und zukünftigen Daten gefüttert werden und schließt so noch mehr Daten in den Planungsprozess ein. „Unser Algorithmus prognostiziert auf Basis externer Daten zuverlässig für jede Station den Personalbedarf und die daraus resultierende optimale Personalbesetzung auf Stundenbasis. Durch diese Bedarfsprognose steigern wir mithilfe von intelligenter Überlappung von Schichten den Umsatz in Peak-Zeiten, senken die Kosten in Off-Peak-Zeiten und sorgen für mehr Planungssicherheit bei allen Beteiligten“, erläutert Michael Jeni von Nesto. Streiks im ÖPNV, geplante Veranstaltungen im Umfeld, die evtl. eine Parksituation beeinflussen oder auch durch Wetter bedingte Veränderungen in der Gästeanzahl können so in die bedarfsgerechte Einsatzplanung eingehen.
Algorithmen als künstliche Intelligenz
Aber nicht nur Personal, auch der Wareneinsatz von Lebensmitteln kann durch KI-basierte Plattformen optimiert werden. Unternehmen wie Delicious Data, bereits bei Aramark, Apetito und einigen Studierendenwerken im Einsatz, kombinieren dabei in ihren Algorithmen interne, zurückliegende Informationen mit weiteren externen Faktoren zur Berechnung zukünftiger Verkaufszahlen. Die Verantwortlichen im Bereich Einkauf und Beschaffung haben so die Möglichkeit, die Absatzmenge und die Anzahl verderblicher Lebensmittel genau prognostizieren zu können. Durch so eine Planung können einerseits die Wareneinsatzkosten, andererseits die Lebensmittelabfälle reduziert werden. Die Vorteile bei einer Optimierung von Personal oder Wareneinsatz liegen auf der Hand.
Abrechnung und Bezahlung können ebenfalls über durch KI unterstützte Systeme erfolgen. Kameras an der Kasse erkennen das Menü bzw. die Komponenten auf dem Tablett anhand von Form, Größe oder Farbe. Der fällige Preis wird am Bildschirm ausgewiesen und kann per Karte oder Smartphone berührungslos bezahlt werden. Der Visioncheckout von Auvisus, ausgezeichnet durch den Intergastra-Innovationspreis 2020, scannt die auf dem Tablett befindlichen Gerichte in weniger als einer Sekunde. Individuelle Anpassungen an das System sind jederzeit möglich, denn neue Gerichte können innerhalb von 30 Sekunden „gelernt“ werden. Felix Schweikardt von Auvisus dazu: „Besonders, wenn Sie eine Kantine mit zwei oder mehr Kassenplätzen betreiben, bietet Ihnen Visioncheckout viele messbare Vorteile.“
Kurz: Werden digitale Lösungen in der Gemeinschaftsverpflegung eingesetzt, bieten sie einen hohen Nutzen. Sie vereinfachen Abläufe, sparen Zeit und senken auf Dauer die Kosten. Investitionen in die Digitalisierung sind Investitionen in die Zukunft!
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Die Digitalisierung bietet der Gemeinschaftsverpflegung jede Menge PotenZial. Und mit „Gastro.Digital“ gibt es nun ein Buch, das Betriebe bei der Transformation unterstützt.
Von Jan-Peter Wulf
Jochen Stähler weiß, wie die Branche tickt. Der heutige Geschäftsführer eines Berliner Start-ups und ehemalige Produktmanager in verschiedenen Unternehmen (u. a. Bosch, Siemens Hausgeräte und Villeroy & Boch) war viele Jahre selbst ein erfolgreicher Gastronom und Caterer. In Frankfurt eröffnete er 2006 das Burger-Konzept „Schmack O’Fatz“, welches er bald darauf, um einen Lieferservice sowie Catering erweiterte, bis er es 2011 verkaufte.
Jetzt legt er eines der ersten deutschsprachigen Bücher vor, das sich gezielt mit dem Thema Digitalisierung mit Blick auf die Gastronomiebranche beschäftigt: „Gastro.Digital“. Vom Online-Marketing über Kassensysteme und damit verbundenes Kennzahlenmanagement bis zur Buchhaltung, Personaleinsatzplanung und Recruiting reicht das Spektrum des Buchs – und deckt somit alle Themen ab, die auch in der Gemeinschaftsverpflegung und im Catering relevant sind. Einen weiteren wichtigen Themenpunkt von
„Gastro.Digital“ bildet die Beschaffung. Stähler stellt verschiedene Lösungen für die (digitale) Zentralisierung des Einkaufs vor; Procurement-Systeme zum Beispiel und Cockpits, mit denen die Betriebe ihre Beschaffungsprozesse vom Rechner oder sogar Smartphone aus steuern können. Bei der Produktion des Buchs habe er sich immer wieder an seine Zeit als Gastronom erinnert und an Prozesse, die ihn seinerzeit störten, weil sie zu viele Handgriffe erforderten oder zu lange dauerten, sagt Stähler. Man könne heute seine gesamten Prozesse mittels Digitalisierung vernetzen und somit vereinfachen, beschleunigen und verbessern, so seine These.
Man muss eben nur wissen, wie. Sein Buch zeigt den Weg dorthin auf, und zwar so, dass jemand, der nicht den ganzen Tag mit digitalen Lösungen hantiert, es versteht und selbst umsetzen kann. Stähler nimmt die Leser sozusagen an die Hand und stellt ihnen verschiedene Lösungen für Herausforderungen im unternehmerischen Alltag vor. Was ein modernes Kassensystem leistet, welche Vorteile ein (digitalisiertes) externes Rechnungswesen hat, erklärt er in einfacher, von Technikfloskeln weitgehend befreiter Sprache. Vor dem Hintergrund von Personalmangel, Kosten- und Effizienzdruck, aber auch im Hinblick auf den Wunsch vieler Gäste nach Frische, Vielfalt und Nachhaltigkeit zeigt sein Buch viele Ansatzpunkte für eine erfolgreiche Transformation.
Jochen Stähler: Gastro.Digital.
Dfv Matthaes Verlag, 2020. 180 Seiten, 29,90 Euro.
